Alles over legalisatie en apostille bij buitenlandse documenten

Wenst u een document uit het buitenland te laten legaliseren of apostilleren? Maar hoe doet u dat concreet? Alphatrad geeft graag alle nuttige informatie over de legalisatie van buitenlandse documenten. Stap voor stap begeleiden wij u doorheen dit proces.

Wat is legalisatie van een buitenlands document en waarvoor dient het?

Buitenlandse documenten legaliseren we voor een Nederlands overheidsorgaan of juridische instantie, zoals het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Legalisatie bewijst dat een officiële instantie het document heeft afgegeven, de handtekening en zegel of stempel op het document echt zijn en de vorm van het document klopt. Een apostille of legalisatie bevestigt de wettelijke waarde van een buitenlandse akte in het land van de ondertekenaar.

Deze echtheidsprocedure kan in meerdere gevallen een vereiste zijn van de Nederlandse overheid. De legalisatie van buitenlandse documenten kan noodzakelijk zijn bij een internationale activiteit, zoals:

• terugkeer vanuit het buitenland;
• een nieuwe vestiging in het buitenland;
• een buitenlandse aanbesteding;
• academische gelijkwaardigheid aanvragen in Nederland voor een buitenlands universiteitsdiploma;
• een naturalisatieaanvraag;
• een huwelijk tussen buitenlandse echtgenoten;
• een adoptieprocedure;
• …

Omgekeerd kan een legalisatieaanvraag ook een document opgemaakt in Nederland betreffen dat voor het buitenland is bestemd. De legalisatieprocedure en alle stappen en verplichtingen kunnen variëren volgens de aard van de te legaliseren akte en de betrokken landen.

Welke documenten vragen een legalisatie?

De meeste buitenlandse particuliere en publieke akten kunnen het voorwerp uitmaken van een legalisatie in Nederland. Voorbeelden hiervan zijn:

• akte van de burgerlijke stand (overlijdensakte, buitenlandse geboorteakte legaliseren, huwelijksakte legaliseren...);
• notariële akte;
• een rechtbank of administratief rechtscollege (echtscheidingsvonnis...);
• onderhandse akten (verklaring op eer, aanbevelingsbrief, bewijs van onderdak, factuur, schuldbekentenis...);
• …

Wanneer een legalisatie of apostille?

De apostille is een eenvoudigere en snellere procedure dan de legalisatie. Ze valt onder de Conventie van Den Haag. Die stelt dat een apostille geldt als de enige benodigde vorm van legalisatie bij gebruik in de landen die het verdrag hebben ondertekend. Een apostille is een officiële stempel die verklaart dat uw documenten authentiek zijn. Er is dus geen verdere legalisatie nodig.

Ook hier hangt de keuze van de echtheidsprocedure af van het land in kwestie.

Sommige buitenlandse documenten hebben trouwens helemaal geen legalisatie of apostille nodig wanneer er een internationale afspraken zijn met Nederland voor dit documenttype.  Dat is het geval voor sommige openbare documenten of akten.

Hoe buitenlandse documenten legaliseren of apostilleren?

Stap 1: Buitenlands document laten vertalen, vervolgens legaliseren/apostilleren

Vooraleer het authenticatieproces van start kan gaan, moet een beëdigde vertaler het document van de vreemde taal eerst naar het Nederlands vertalen. Deze vertaler is als enige bevoegd om een dergelijke officiële vertaling uit te voeren. De beëdigde vertaling, een getrouwe kopie van het origineel, bevestigt de juridische waarde van het vertaalde document. De vertaling is de eerste noodzakelijke stap vóór de legalisatie of apostille.

Bij Alphatrad voeren we alle soorten beëdigde vertalingen uit, ongeacht de talencombinatie (Engels-Nederlands, Duits-Nederlands, Spaans-Nederlands, Arabisch-Nederlands...). Uw document is in de betrouwbare handen van een ervaren beëdigde vertaalexpert. Die zorgt ook voor de legalisatie- of apostilleprocedure van uw buitenlandse document in Nederland. U krijgt een kant-en-klare officiële vertaling die u onmiddellijk kunt gebruiken. Neem contact met ons voor informatie.

Stap 2: Legalisatie of apostille aanvragen

In Nederland haalt u een apostille bij een rechtbank. Dit kost geld. U kunt een apostille zelf aanvragen, maar u kunt dit ook door iemand anders laten doen. Hiervoor is geen machtiging nodig. Hoe u een apostille aanvraagt, verschilt per rechtbank.

Een authenticatieaanvraag kan geweigerd worden in volgende gevallen:

• als het document geen originele handtekening of zegel heeft;
• de handtekening is niet die van de bevoegde persoon;
• het zegel of de stempel is vals of vervalst, of ongewoon;
• …

Kostprijs en wachttijd voor legalisatie en apostille

Dat hangt af van het soort document en de instanties die u erbij nodig hebt. De wachttijd kan variëren van enkele dagen voor een apostille tot enkele weken of maanden als er buitenlandse instanties bij betrokken zijn. U informeert best bij de Nederlandse instantie zelf. Op nederlandwereldwijd.nl staat informatie over legalisatie van documenten per land of gebied. Daar kunt u controleren of legalisatie in uw geval nodig is en wat u daarvoor moet doen.

Antwoord op uw vragen over apostille en legalisatie van buitenlandse documenten